Mục lục
Chuyện là mấy ngày vừa rồi mình có tuyển dụng nhân sự content cho công ty, đa phần là các bạn sinh viên có chuyên môn liên quan về lĩnh vực viết.
Cũng không có gì đáng nói cho đến khi mình mở mail ra và tá hỏa lên khi 70% các mail đập đúng vào mặt mình chỉ có duy nhất 1 chiếc CV, không một lời nào khác, không tỉ tê tâm tình, thưa gửi hay oán trách cũng không. 15% thì ghi đúng như yêu cầu trong JD, vỏn vẹn tiêu đề vị trí ứng tuyển và họ tên. Chỉ 5% còn lại là nói đủ những gì cần nói, thể hiện được sự nghiêm túc cùng lòng cầu thị muốn gắn bó với công việc này.
Thiết nghĩ với các bạn mới, đang công tác trong lĩnh vực này hoặc rộng hơn là muốn nghiêm túc bắt đầu với việc viết lách. Chúng ta cần chau chuốt lại hơn ở giai đoạn bắt chuyện với nhà tuyển dụng để có được trải nghiệm tốt nhất cho hai bên, lại rèn được thói quen tốt cho bản thân.
Giờ thì vào nội dung cốt lõi của bài viết này thôi, làm thế nào để gửi email ứng tuyển cho hợp lý:
1 Trước khi bắt đầu gửi đi một chiếc Email ứng tuyển, xin việc hay mục đích nghiêm túc nào đó thì nên để một cái tên thật của mình.
Nếu đã có người khác giành mất cái tên mà mình mong muốn do trùng tên thì có thể thêm ngày sinh, tháng sinh, 1 con số kỉ niệm yêu thích nào đó cho khỏi trùng lặp. Hoặc thêm lĩnh vực mà các bạn theo đuổi, mong muốn gắn bó với nó kiểu như nguyenvana.content, nguyenvana.design… Đó cũng là 1 cách hiệu quả để tạo ấn tượng tốt hơn với người nhận mail, giúp họ chú ý đến mình hơn những ứng viên khác.
Rõ là chúng ta đã qua cái tuổi để xài những nick name như: nhokquytoc, batnapquantaihonemlancuoi, copehaykhok, depzajkhonglotruotphongvan… Dạng email kiểu này thường làm người nhận ‘’lười đọc’’ hơn, mệt hơn, đồng thời cũng cho thấy sự chín chắn, nghiêm túc với công việc chưa đủ.
2. Tiêu đề Email: Đừng bao giờ quên hoặc bỏ trống nó. Cứ hình dung như đây là cách để người ta biết bạn đang cần gì, muốn gì.
Đi ứng tuyển mà bỏ lửng thì mấy ai nghĩ bạn thực sự thiết tha với công việc này hay chỉ đang đi rải CV thôi?
Phần này không cần dài dòng, cũng đừng chào hỏi xã giao gì ở đây như: ‘’Hello chị xinh gái’’, ‘’Thương mến chào quý ngài tuyển dụng’’… Đó là cái sẽ viết ở phần dưới, tiêu đề thì phải trực tiếp nói đến nội dung chính của Email đó, nhớ kỹ nha, nội dung chính.
Ví dụ:
- Ứng tuyển vị trí Con Sen
- Đăng ký tham gia làm Giang Hồ Part Time
- Thư mời ký kết chiến dịch làm con sen trọn đời
….
- Hoặc có thể thêm tên mình vào đằng sau nội dung như: Ứng tuyển vị trí Con Sen – Nguyễn Văn A.
Chỉ cần ngắn gọn thế thôi, người nhận sẽ tùy vào nội dung tiêu đề mà sắp xếp, phân loại mail còn tiện xử lý, hoặc gửi vào các luồng thông tin khác để tiện cho HR liên lạc lại khi cần với bạn. Vì vậy, nhớ là hãy đặt 1 tiêu đề thật ngắn gọn nhưng đầy đủ ý.
3. Phần ‘’To’’ của chiếc email là nơi mà chúng ta điền đích danh địa chỉ email người cần gửi.
Nhiều bạn không biết do tò mò hay muốn tạo ấn tượng khó phai với công ty muốn ứng tuyển mà gửi liền 1 lúc 5, 6 nơi nhận trong cùng 1 công ty.
Ví dụ: Lẽ ra chỉ cần gửi cho Abc@gmail.com hoặc tuyendung@gmail.com thì còn gửi thêm cả ceo@gmail.com, info@gmail.com, Suport@gmail.com… Rất không nên làm như trên vì điều này thiếu đi sự nghiêm túc nhiều hơn là thể hiện sự khao khát với công việc đó.
Ngoài ra, phần ‘’To’’ còn là nơi nhiều người thường không hiểu rõ về tính năng của nó lắm, do đó tiện thể mình sẽ nói luôn dưới đây
- ”CC” là viết tắt của Carbon Copy, tức là một bản copy y hệt khi bạn gửi email đi thì những ai ở mục CC này sẽ nhận được như bản chính. CC dành cho những người có liên quan hoặc cần nắm bắt thông tin nội dung của email mà có thể họ không trực tiếp ảnh hưởng đến nội dung. Người nhận ở phần ‘’To:’’ và ‘’CC’’ sẽ nhìn thấy email của nhau, tức là sẽ biết có những ai đang được nhận chiếc email này.
- ”BCC” là Blind Carbon Copy, nơi này những người có tên vẫn sẽ nhận được một chiếc email như những người trong mục ‘’To:’’ và ‘’CC’’. Khác biệt ở chỗ trong email đến thì tên của người ở phần ‘’BCC’’ sẽ không hiện lên, tức là người nhận ở ‘’To:’’ và ‘’CC’’ sẽ không thấy tên của người ở ‘’BCC’’.
Tùy thuộc vào tính chất công việc, nhiệm vụ được giao và hoàn cảnh mà chúng ta tùy chọn cách gửi cho hợp lý.
4. Ở dòng đầu tiên của Email, làm ơn hãy có 1 lời chào hỏi lịch sự, xã giao thông thường. Tùy thuộc vào đối tượng nhận mail ở đâu, thế nào, mình quen biết với họ ra sao mà chọn cách chào hỏi cho phù hợp, lịch sự.
Thông thường thì để an toàn, phổ biến với nhiều đối tượng thì cứ ghi đơn giản như ‘’Dear Mr. V’’, ‘’Dear Ms. L’’…
Trong trường hợp phải xem xét, cân nhắc người đọc không thích email gửi đến pha lẫn 2 thứ ngôn ngữ Anh – Việt thì mình nên viết là ‘’Thân gửi, Kính gửi, Mến chào,…’’. Nếu thân thiết hơn hoặc hiểu rõ về người nhận rồi thì có thể xưng hô thân mật hơn kiểu như: ‘’Anh B ơi’’, ‘’Chào chị N’’…
Chú ý là hãy cân nhắc kỹ với lời chào này vì đôi khi nó sẽ gây khó chịu cho người nhận email bởi nhiều lúc chúng ta nghĩ rằng mình thân với họ nhưng họ lại không cùng suy nghĩ đó với chúng ta đâu.
5. Phần quan trọng nhất – Nội dung Email. Đây là phần mà mấy ngày hôm nay mình bị ám ảnh nhiều nhất của các CV nhận về.
Hãy nói rõ ý của các bạn là gì, muốn gì và cần gì. Có thể dẫn dắt, chuyển ý bằng 1-2 dòng, 3 dòng cũng được nhưng đừng làm thơ, viết truyện ngắn lãng mạn trong email. Đọc mà sợ lắm, đây đang lúc chúng ta cần nghiêm túc, lúc làm việc với nhau mới là thời điểm các bạn cần sử dụng năng lực ngôn từ rồng bay phượng múa.
Hãy viết đơn giản thôi, kiểu như: ‘’Em gửi email này đến anh/chị để ứng tuyển vào vị trí…’’, ‘’Như đã trao đổi từ trước qua inbox với anh, em xin phép gửi email để xác nhận ứng tuyển…’’
Sau đó thì nói ngắn gọn về những gì mình có để người ta biết mình có phù hợp với công việc này hay không, chưa có thế mạnh phù hợp thì bổ sung bằng cách nào, thái độ làm việc ra sao. Nhớ, ngắn gọn thôi nha, ngắn gọn.
Đừng gửi những lời lãng mạn như này, nó hợp với crush của các bạn hơn là nhà tuyển dụng:
‘’Hôm nay trời cao quá
Em muốn thơm vào má
Tiện cho em hỏi nhá
Bên mình có ai apply chưa anh nhả?’’….
Thôi xin, đừng viết như vậy, đọc sẽ bị mệt. Cũng đừng teencode, viết tắt trong email ứng tuyển, đọc bị mệt gấp 2, gấp 3.
Ok, sau cùng thì ở phần này nhớ tách đoạn ra để người nhận dễ đọc hơn. Khi tách đoạn nên có một dòng cách ra ở giữa cho oxy len lỏi vào thanh quản của người đọc nữa.
Cái gì dài quá thì mình đính kèm 1 file word, 1 đường link chứ đừng viết dài quá trong email.
6. Kết thư, chúng ta nhớ cảm ơn vì người ta đã dành thời gian click chuột, mở mail để đọc thư của mình.
Phần này cũng ngắn gọn thôi, chào để kết thúc chứ đừng nói lời thương mến thương, người đọc lại bị mệt đấy. ‘’Trân trọng cảm ơn và mong sớm nhận phản hồi của quý công ty’’, ghi thế thôi, ngắn gọn mà lịch sự, bày tỏ đủ thành ý.
7. Đừng quên có 1 chiếc chữ ký cá nhân cho Email
Đó là họ tên, chức vụ, chuyên môn hoặc ngành học và số điện thoại để liên lạc khi cần. Cái này dễ lắm, trong cài đặt làm vài phút là xong à, nên đừng lười mà bỏ qua phần này nha.
8. Cuối cùng, viết xong rồi thì trước khi ấn gửi hãy đọc thật kỹ lại những gì đã viết ra.
Để kiểm tra xem có sai chính tả không, có viết sai thông tin gì, thiếu gì, thừa chỗ nào không cần thiết để lược bỏ bớt cho gọn lại.
Đặc biệt là nhớ đính kèm tài liệu cần thiết, ở đây là CV, có bạn làm tốt lắm các bước trên mà quên đính kèm CV, cái cần nhất mà không gửi là dở rồi. Sau đó có lỡ gửi thêm cái mail phía sau ‘’Xin lỗi em gửi thiếu, email trước chưa đính kèm’’ là lại mất điểm tương đối.
Tổng kết:
Chỉ với những điều tưởng chừng nhỏ nhặt như đã nói ở trên sẽ giúp ích cho các bạn rất nhiều trong khi ứng tuyển rồi.
Không khó khăn, phức tạp gì đâu, chỉ cần tỉ mỉ 1 chút thì sẽ cho người ta thấy được mình là người trách nhiệm thế nào, mà trước hết là trách nhiệm với những gì mình đã gửi đi, cũng như uy tín của mình.
Cảm ơn mọi người đã đọc bài, chúc mọi người cuối tuần vui.
