Top 5 kỹ năng mềm must-have tại Agency dành cho người Viết
Làm việc trong môi trường quảng cáo nói chung và agency nói riêng, kinh nghiệm và kiến thức vững chắc là quan trọng. Nhưng hơn bất kỳ điều gì, để có thể thích nghi tốt hơn, bạn không thể bỏ qua các kỹ năng mềm. Đặc biệt, nếu bạn là newbie hoặc từ môi trường khác chuyển sang. Bạn sẽ cần biết – thực hành chúng đấy để công việc suôn sẻ hơn.
Hơn thế nữa, trong bài viết này, mình còn dành tặng bạn mẫu Content Brief cụ thể để giúp công việc viết lách trở nên suôn sẻ hơn.
Tất cả những kỹ năng mềm dưới đây mình đã đúc kết và học từ sai lầm trong thời gian dài, nên chẳng sao cả nếu hiện giờ bạn chưa phát hiện hoặc làm được chúng. Đừng lo!
Bạn đã sẵn sàng chưa? Khám phá ngay!
(Dưới đây là ý kiến, kinh nghiệm và đúc kết cá nhân , mình rất hoan nghênh các ý kiến/bổ sung khác, đừng ngại nha!)
I Tại sao người viết cần trau dồi những kỹ năng mềm dưới đây
Hồi chưa đi làm, mình nghĩ chỉ cần làm thật tốt việc liên quan đến năng lực chuyên môn là được rồi mọi thứ cũng đâu vào đấy. Ví dụ, khi làm thiết kế thì chỉ cần thiết kế tốt, khi viết thì cần bài viết tốt. Vậy là đã ổn!
Tuy nhiên, đó chỉ là suy nghĩ của một “tấm chiếu mới” không hơn không kém.
Khi làm việc, trừ khi bạn là nhà nghiên cứu một mình một team và cần chốn bình yên, còn không thì hầu hết các văn phòng agency đều được thiết kế dạng mở. Tức là “ới” một cái thì ngay lập tức set được cuộc họp nội bộ hoặc họp team.
Agency chuộng sự nhanh nhẹn, thích ứng tốt và tương tác tập thể. Vì thế, bạn sẽ cần có một vài kỹ năng mềm phổ biến như teamwork, chủ động với task, họp nhưng vẫn không quên làm việc, v.v…
Thời gian đầu, mình chuyển từ Client sang nên khá bỡ ngỡ, đặc biệt về hình thức giao tiếp, làm việc và guồng quay tại đây. KPI dành cho nhân sự content writer cũng cao hơn nơi khác.
Tuy nhiên, chính nhờ khoảng thời gian chiến đấu trong áp lực thích nghi đó, mình mới trở thành mình-hôm-nay. Vì vậy, mình luôn khuyến khích newbie hoặc intern hãy thử làm việc trong môi trường agency, vì “áp lực tạo ra kim cương” hoặc nếu không hợp thì bạn biết luôn và chọn được con đường khác ngay.
Trước khi bắt đầu nội dung chính, mình sẽ cùng điểm qua một số thuật ngữ để bạn dễ hiểu hơn phần tiếp theo nha.
a) Một số thuật ngữ tại Agency:
Đọc cho biết để hiểu nội dung bên dưới, nhớ hay không thì tùy vì thường triển khai rồi mới nhớ:
Account: không phải kế toán (accountant) mà là người đảm nhiệm chăm sóc khách hàng và quản lý tiến độ công việc/chiến dịch. Một trong những chức vụ quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến người viết nói riêng và internal team nói chung.
Brief: là bản yêu cầu/mô tả thông tin công việc đến từ khách hàng/sếp hoặc đồng nghiệp.
Communication Brief: dùng giữa client (khách hàng) và team Account.
Creative Brief: Nếu bạn là người viết trong team creative, bạn sẽ nhận được bản này chứ không phải brief chung chung. Thường thì creative sẽ do account và creative leader/director cùng nhau tạo ra. Tuy nhiên, một vài nơi không có creative leader thì sẽ do account làm. Nếu account mà không làm thì bạn cũng nên tự làm và “ép” account điền vào ^^.
Brainstorm: mình gọi nó là quá trình “bào chiếc não xinh” để có nhiều ý tưởng/giải pháp sáng tạo hơn.
b Top 5 kỹ năng mềm cần thiết dành cho người viết
Dưới đây là top 5 kỹ năng mềm mình ước chi bản thân có và biết lúc mới bắt đầu tiến vào ngành quảng cáo và agency. Có lẽ, quá trình làm việc dễ dàng hơn biết bao.
Mỗi kỹ năng dù đơn giản nhưng đều được đút rút từ một vài lần thất bại/bài học của mình. Mình không phải là người giỏi giang và đầy kiến thức. Trái lại, bởi vì đang học hỏi nên với website này, mình sẽ chia sẻ những điều đã học được với bạn. Cùng khám phá bạn nhé!
1, Deadline – “lời nguyền” chúng ta cùng xua đuổi
Deadline tại Agency không giống một vài chỗ khác. Đối với người viết, đó không phải là deadline khách hàng đưa mà phần trăm lớn là account set, hoặc nếu bạn có leader thì đó sẽ là deadline do sếp bạn set, sau khi nhận job từ account. Tuy nhiên, mình thấy trường hợp này khá ít, thông thường account sẽ tự làm việc với bạn, rồi bạn tự chơi với deadline. Chơi sao tùy bạn, miễn đúng hạn là được ^^.
Với kinh nghiệm của mình, tốt nhất bạn nên tự set deadline cho mình.
Nguyên nhân:
Thứ nhất, tập luyện làm việc với deadline sẽ giúp bạn nhanh chóng kiểm soát tình hình công việc hơn.
Thứ hai, chủ động kiểm tra workload bản thân và tự chốt deadline cho mình sẽ giúp bạn dễ dàng làm việc với team khác ví dụ account chẳng hạn.
Thứ ba, tự chốt giúp bạn cảm giác thoải mái và dễ dàng thực hiện deadline đó hơn nè.
Cuối cùng, chính vì buông miệng tự hứa, nên lòng thành chắc cũng nhiều hơn ^^.
a, Nên hẹn deadline thế nào để không “hố”?
Dù làm càng lâu, bạn sẽ càng hiểu deadline của account có thể là thời hạn giả. Vì dù sao, thà thốt một lời giả trân cho bạn cuống lên mà triển khai còn hơn nhận về bài trễ âm thầm, đến lúc đó khách lại” bóc phốt” cho.
Tuy nhiên, đừng nên vì vậy mà bạn không hỏi trước account là “Thời điểm cuối cùng tôi có thể gửi bài là lúc nào?”. Lúc đó, bạn sẽ nhận được một câu trả lời cụ thể. Bạn có thể set luôn ngày đó, còn nếu như thấy có vẻ làm tốt hơn nhanh hơn thì cứ hứa ngày sớm hơn, hoặc có việc khác thì deal ngày khác phù hợp.
Thế nếu account nói việc này chưa gấp, bạn có thể sắp xếp workload mà làm thì nên hẹn con deadline như thế nào?
Tốt nhất đừng bao giờ tự tin kiểu “em làm việc này 2 ngày nên em hẹn chị hai ngày sau nhé”. Bạn nên tính thêm phần lỡ có task phát sinh. Làm agency mà, gấp gấp là chuyện thường thường. Nên cứ dùng phép tính thế này:
Deadline = [thời gian cần làm + thời gian dự trù task phát sinh + thời gian kiểm tra kết quả]
Lỡ mà làm deadline sớm hơn thì lòng ai cũng dui, còn đúng thời gian thì lòng ai cũng bình yên, hén?
b, Lỡ trễ deadline thì làm gì?
Ở đời hiếm người chưa từng trễ deadline bao giờ. Thế nếu lỡ trễ thì sao?
Khi đã nhắm làm không kịp, trước tiên là nên báo ngay với người quản lý task và hẹn lại một deadline khác phù hợp nhất. Rồi xin lỗi, giải thích như thế nào thì tùy.
Hãy show ra hành động giải quyết vấn đề cái đã. “Tại, vì, nhưng, mà, v.v..” gì đó bổ sung sau. Mà nếu có thể, thì cũng đừng nói làm gì, không có tính chất giải quyết lắm.
Tốt nhất là đừng đợi đến trễ hẳn và người ta chủ động hỏi, lúc đó là một điểm trừ to đùng đã rơi xuống đầu rồi nè.
2, “Sống chung” với team khác như thế nào?
Ở agency, tụi mình làm việc theo team, chứ không chơi “mình ên”. Một vài agency còn triển khai theo kiểu bắt cặp-nhóm, ví dụ chia team triển khai chiến dịch cụ thể bao gồm 1 account – 1 content – 1 design – 1 media chẳng hạn.
Tóm lại là, tại nơi này, bạn không cô độc chiến đấu mà là cùng team vượt qua các chặng đường phá game và đánh boss không ngừng nghỉ. Vì vậy, để sống chung với mọi người một cách tốt đẹp, đặc biệt là khi làm việc với các team khác có view khác thì nên như thế nào? Hãy ghi chú lại một vài nguyên tắc của mình nhé:
a, Hoàn thành tốt việc chuyên môn
Quan trọng nhất là làm tốt công việc chuyên môn của bản thân trước đã. Hỗ trợ và có lòng hỗ trợ người khác là tốt, nhưng đừng quên ưu tiên lớn nhất của bạn là các nghiệp vụ về content/copy/creator, v.v….
Trước khi muốn giúp ai đó, bản thân bạn phải có vốn liếng đúng không?
Cứ xong hết đi, rồi muốn giúp đỡ ai thì giúp.
b, Hiểu tính chất công việc bạn và team khác là không giống nhau
Tính chất không giống nhau nghĩa là góc nhìn khác nhau, cách đánh giá cũng vậy. Trước khi nhận xét gì đó, đặt bản thân vào người khác một chút và tự hỏi tại sao họ lại làm như vậy.
Ví dụ: Account cứ hối bài của bạn bất kể ngày đêm, một phần cũng vì đó là công việc của họ như thể bạn viết mỗi ngày. Hay designer không hiểu được hoặc không làm ra được brief của bạn có thể vì view khác nhau, mô tả khó hiểu hoặc đơn giản là bạn brief cao siêu quá, bạn ý không đủ trình độ để thực hiện.
Một khi bạn hiểu điều trên, thì mọi câu chuyện cũng nhẹ nhàng và dễ giải quyết hẳn.
c, Trao đổi nhiều hơn, chỉ trích ít hơn
Sau thời gian làm việc, mình nhận thấy những lúc mình chỉ trích người khác là lúc chẳng giải quyết được gì. Chỉ đến khi ngồi lại trao đổi thẳng thắn với nhau, hai bên mới bắt đầu có được sự thấu hiểu và công việc dần ổn thỏa. Đó chính là lý do mình thường xuyên gặp gỡ nói chuyện hoặc thảo luận trực tiếp thay vì gửi email.
Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, tốt nhất là gặp trực tiếp và giải quyết nè. Nhìn thẳng vào mắt nhau và xem thử đối phương đang trao cái nhìn như thế nào nhé!
d, Đừng ôm ảo vọng thế giới thay đổi vì bạn, chính bạn phải thay đổi
Hãy chuyên nghiệp khi muốn người khác như vậy.
Hãy đúng deadline khi yêu cầu người khác như thế.
Nói tóm lại, bạn muốn đồng nghiệp xung quanh thế nào, trước tiên hãy biến bản thân thành người như vậy đã.
e. Chủ động hỏi khi không hiểu hoặc miss thông tin
Đối với môi trường năng động và nhanh chóng như agency, điểm hạn chế bạn nhất chính là việc trở nên thụ động và không hỏi ngay khi có thắc mắc hoặc cảm thấy miss thông tin.
Đặc biệt, mỗi lúc nhận brief/creative brief/content brief, bạn nên rà soát ngay và note ra những điểm chưa rõ ràng. Hoặc nếu team bạn không có phần này, đừng ngại tạo cho mình một mẫu Content Brief riêng, gửi lại cho account điền vào và rà soát theo những hạng mục đã list sẵn. Việc làm rõ chúng sẽ khiến công việc của bạn trở nên trôi chảy hơn rất nhiều lần đấy.
Nếu bạn chưa có hoặc chưa biết mẫu content brief, mình tặng bạn một mẫu mình thường dùng. Bạn có thể tải về hoặc tạo bản sao và sử dụng đều được nè.
Bạn xem ở đây nhé: Content Brief Mẫu (By Jeen Nguyễn). Mong là nó giúp được cho bạn. https://docs.google.com/…/1-wKVA…/edit…
Mình cũng có một bài chia sẻ khác về chủ đề này, bạn có thể tham khảo thêm tại đây: https://jeennguyen.com/content-brief-nghe-thuat-tim…/
3. Brainstorm – đẻ ý tưởng chứ đừng đẻ định kiến
Như mình đã giải thích, việc brainstorm là một quá trình bào não công khai và liên tục từ job này qua job khác. Để buổi brainstorm có nhiều ý tưởng sáng tạo hơn và không “giết chết” ý tưởng nào, bạn có thể tham khảo nguyên tắc 3 Không 4 Có dưới đây của mình:
a, Không giới hạn
Brainstorm là lúc bạn được quyền nghĩ chuyện trên trời dưới biển.Giới hạn chính là nấm mồ chôn ý tưởng.Không giới hạn ở đây còn có nghĩa về mặt chất liệu: ai muốn vẽ thì vẽ, viết thì viết, lên file thì lên file. Đừng giới hạn họ trong quy chuẩn trình bày nào. Cứ thoải mái là được.
b, Không Phản Bác
Tụi mình có thời gian phản biện riêng. Nên ý tưởng nào, hãy để người đó nó xong đã. Đối với chính bạn cũng vậy, cứ nghĩ, từ từ ra hết phản biện sau. Phản bác gây tắc nghẽn mạch não của tất cả đấy.
c, Không Tự Ti
Mỗi người đều sẽ có những ý tưởng hay ho. Điều đáng sợ nhất không phải không có khả năng mà là chúng ta không tin mình có thể. Hãy tự tin lên với ý tưởng của mình.
d, Có Phản Biện
Không ý tưởng nào hoàn hảo khi mới sinh ra. Vậy nên, phải có những phản biện để làm cho nó tốt hơn. Ý tưởng của bạn tốt đó, nhưng đừng nghĩ nó tốt đến mức không có điểm yếu nha. Lắng nghe nhiều hơn nè.
e, Có Mục Tiêu
Buổi brainstorm sẽ đi vào ngõ cụt nếu không có mục tiêu.
Bạn sẽ đi loay hoay trong một mớ hỗn độn và không có lối ra nếu không set mục tiêu trước.
f, Có Ghi Chép
Đừng quên ghi chép lại tất cả những ý tưởng đã nghĩ ra.
Vì không lúc này hay lúc khác nó sẽ tác dụng.
Thậm chí hãy ghi âm lại buổi họp nếu cần. Mà thông thường họp kinh doanh làm việc thì thường ghi âm. kkk
h, Có Người Quản Lý
Buổi họp không có người quản lý như đầu tàu mất bánh lái vậy. Tốt nhất, phải có 1 ai đó có khả năng và quyền hạn để làm điều này.Thường người này chỉ ngồi nghe và đưa ra ý kiến cuối cùng nè.
Còn nếu bạn làm dự án cá nhân mà lại cần người này, thì tự mình đóng vai luôn.
4, Khả năng tự học là tối cần thiết
Như đã nhắc đến ở ngay bài đầu tiên về Agency, mình đã nhận định đây là nơi ”ngọa hổ tàng long”. Anh này chị kia bạn nọ đều có những kiến thức kinh người nào đó để học hỏi.
Ví dụ, bạn có thể học account khả năng quản lý tiến độ công việc, học designer về thẩm mỹ chẳng hạn.
Mình quan niệm rằng: mỗi người bản thân tiếp xúc đều có một điểm đáng học hỏi, và mình luôn đi tìm điều đó.
Chính vì agency hội tụ nhiều tinh hoa từ các ngành nghề lĩnh vực khác nhau như vậy, điều này bắt buộc bạn phải tự học và tiến lên. Nếu không, bạn sẽ bị thụt lùi lại và không còn nhiều sức cạnh tranh nữa.
Mình có nhớ rất rõ, có những ngày mình tham gia họp nhưng chẳng hiểu mọi người đang nói gì. Thế là, chỉ có thể thức đêm ngồi đọc tài liệu chuyên ngành, tranh thủ đọc thật nhiều báo cáo rồi case study, chỉ mong cảm giác sợ hãi vì không có kiến thức đó sẽ biến mất.
Tuy nhiên, đừng vì quá muốn đi nhanh mà mất bánh lái vào tay số phận.
Bạn nên:
Quan sát và suy nghĩ kỹ.
List ra điểm yếu – điểm mạnh của bản thân. Ví dụ mình yếu ở chỗ bắt trend nhưng lại mạnh ở những bài viết có tính chuyên sâu. Trả lời câu hỏi “Mạnh yếu thế thì cải thiện – phát huy ra làm sao”. Có kết quả lại viết xuống. Tự nhiên thấy rõ ràng chưa. Sau đó, giải quyết từng việc một. Bạn sẽ không biến hình thành siêu nhân chỉ sau một đêm trong khi trước đó bình thường đến không thể bình thường hơn đâu.
Kiên nhẫn với chính mình một chút, điều tốt đẹp còn ở phía sau.
5, Trình bày ý tưởng thế nào cho vuông?
Làm ở đâu, thì trình bày ý tưởng cũng là phần quan trọng. Đặc biệt, nếu ở môi trường quảng cáo và agency thì càng quan trọng.
Nếu không có khả năng này hoặc không chịu khó trau dồi nó, bạn sẽ khó có thể giúp các bé idea của mình được bay ra ánh sáng xã hội và cộng đồng.
Nếu một người hướng nội và nhút nhát như mình luyện tập được, thì bạn cũng có thể làm được. Nghe hơi sáo rỗng không? Không tin thì bạn cứ thử những tips dưới đây. Nếu thử liên tục rồi mà tình hình không cải thiện thì bạn có thể quay lại chỉ trích mình.
a, Hãy làm rõ ý tưởng của mình
Muốn trình bày tốt, phải làm rõ ý tưởng của bản thân đã. bằng việc trình bày rõ ràng mạch lạc lên giấy, powerpoint, v.v…
b, Tự suy nghĩ xem ý tưởng đó có điểm yếu nào không?
List ra luôn để tìm cách phản biện lại. Thật ra, đôi khi ý tưởng được duyệt không phải là ý tưởng tốt nhất mà là ý tưởng phù hợp và thuyết phục nhất.
c, Tập trình bày trước ở nhà
nếu không biết trình bày hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm trình bày, không cách nào hơn giúp bạn tiến bộ là tập luyện chăm chỉ. Hãy tập nói trước gương hoặc bức tường, cứ nói một mình vậy, bạn sẽ cải thiện dần dần nè.
d, Trình bày với nhóm nhỏ trước khi đến với những team lớn
Đối với người nhút nhát và sợ đám đông, có khi ở nhà bạn ý trình bày rất hay, nhưng một khi bước lên chỗ đông người, tiếng nói bỗng nhỏ lại, chữ nghĩa cũng bay mất. Cách giúp bạn là từ từ thích nghi bằng việc trình bày với nhóm nhỏ trước khi tiến đến nhóm đông hơn.
III. KẾT
Agency là một môi trường thú vị, mặc dù hơi bận và cực. Nhưng mình luôn nghĩ rằng, mỗi chúng ta kiên cường hơn tưởng tượng gấp nhiều lần. Và chỉ cần đủ muốn, bất kỳ điều gì cũng có thể thực hiện được.
Vậy nên, nếu hiện tại, bạn muốn tham khảo công việc viết lách Agency, bạn có thể bắt tay thực hiện luôn và từ từ học hỏi mỗi ngày. Rồi 6 tháng đến 1 năm nữa, mình tin rằng bạn sẽ cảm ơn bản thân của hiện tại.
Mong rằng bài viết này giúp ích được cho bạn.
Liên hệ với mình hoặc comment ngay tại bài viết này để chia sẻ ý kiến/góp ý để bài viết ngày càng chất lượng hơn bạn nghen. Mình ở đây chờ bạn.
